Edukacija 4: Strateško planiranje

Autorica: Maja Dragojević

ŠTO JE STRATEŠKO PLANIRANJE?

Strateško planiranje podrazumijeva proces odlučivanja kroz koji se definira koju promjenu/e organizacija želi postići u svom okruženju kroz određeni vremenski period. Ovaj proces se zasniva na identificiranju najboljeg načina korištenja organizacijskih resursa da bi se iskoristile mogućnosti i smanjile prijetnje okoline.

Jednostavno rečeno, strateško je planiranje upravljačko sredstvo (alat) i poput drugih upravljačkih sredstava, koristi se samo za jednu svrhu- pomoć organizaciji da napravi bolji posao. Strateško planiranje može pomoći organizaciji da fokusira svoju viziju i prioritete u odnosu na promjenjivu okolinu te osigurati da članovi organizacije rade na ostvarivanju istih ciljeva.

Strateško planiranje je sustavan proces kroz koji organizacija pristaje na – i izgrađuje – obvezanost među ključnim dionicima o prioritetima koji su ključni za njihovu misiju i prijemljivi za okolinu u kojoj djeluju. Strateško planiranje provodi se periodično. Dužina planskog ciklusa je određena brojnim čimbenicima uključujući stupnjem vjerojatnosti (sigurnosti) u vanjskom okruženju, predvidivosti financijskih tokova i razinom iskustva.

ŠTO JE STRATEŠKI PLAN?

Strateški plan rezultat je procesa strateškog planiranja i obično se donosi na razdoblje od 3 do 5 godina, no može i na dulje razdoblje. Društvene okolnosti često određuju to vremensko razdoblje Strateško planiranje je sredstvo rukovođenja i upravljanja. Dobro osmišljen strateški plan povećava vjerojatnost da će svakodnevne aktivnosti voditi do željenog učinka Planiranje pomaže članovima organizacije u usmjeravanju na prave prioritete, te pospješuje postupak timskog rada u ostvarivanju tih prioriteta Strateški plan se najčešće smatra temeljnim dokumentom neke organizacije. Strateški razvoj (plan) omogućava organizaciji pomak s reaktivnog ka proaktivnom i planskom razvoju. Povećava sposobnost organizacije da se adaptira na promjene iz okoline i odgovori na njene zahtjeve. Omogućava organizaciji da poveća kapacitete strateškog promišljanja i djelovanja na kvalitetniji način.

ZAŠTO JE POTREBNO STRATEŠKI PLANIRATI?

• Potiče proaktivan stav prema budućnosti

• Poboljšava rezultate/uspješnost

• Sprječava pretjeranu internu orjentaciju i kratkoročno razmišljanje

• Rješava glavna pitanja na najvišoj razini

• Priopćava svima što je to najvažnije

Strateško planiranje treba provesti onda kada organizacija želi uvesti više novih programa,

kada želi započeti rad u novoj okolini ili kada počinje nova faza rada organizacije u drugačijim okolnostima. Strateški razvoj (plan) omogućava organizaciji pomak s reaktivnog ka proaktivnom i planskom razvoju. Povećava sposobnost organizacije da se adaptira na promjene iz okoline i odgovori na njene zahtjeve. Omogućava organizaciji da poveća kapacitete strateškog promišljanja i djelovanja na kvalitetniji način.

2

NIVOI PLANIRANJA KOD ORGANIZACIJA CIVILNOG DRUŠTVA

Dio strateškog plana koji se odnosi na financijske resurse treba se provoditi svake godine; to je godišnji plan sredstava prema definiranim ciljevima organizacije i plan prikupljanja sredstava. Operativni godišnji plan rada (akcijski planovi za svaku godinu) također se moraju pripremiti neovisno od šireg strateškog plana.

U okviru organizacija civilnog društva možemo planirati na nekoliko nivoa:

1. Strateško planiranje podrazumijeva postavljanje općih pravaca, politike i okvira

organizacije.

2. Operativno planiranje podrazumijeva identificiranje najvažnijih posljedica/utjecaja

strateškog plana.

3. Projektno planiranje podrazumijeva određivanje načina kako će elementi operativnog

plana ostvariti ciljeve.

4. Planiranje na nivou zadataka podrazumijeva odlučivanje o pristupu pojedinačnim

djelovima projekta.

KLJUČNA PITANJA KOJA JE POTREBNO POSTAVITI PRI IZRADI STRATEŠKOG PLANA

U procesu strateškog planiranja postoje četiri ključna pitanja na koja je potrebno odgovoriti:

• Gdje smo sada? Procjena trenutnog stanja organizacije (ljudskih, financijskih i operativnih resursa)

Gdje moramo biti? Buduće krajnje stanje

• Kako ćemo zatvoriti raspon? Strateški plan( vremenski period)

• Kako ćemo pratiti naš napredak? Evaluacija

KORACI U PROCESU STRATEŠKOG PLANIRANJA

1.ORGANIZIRANJE PROCESA* Strateško planiranje započinje planiranjem plana tj potrebno je osmisliti proces prije

nego što se s njime započme i odgovoriti na pitanja: Tko će se baviti SP? Što trebamo napraviti? Kako ćemo to napraviti? Koliko je dugo plansko razdoblje? Potrebno je definirati pitanja koja će se pokriti planom, prikupiti preliminarne informacije za plan kao npr. aktualnu misiju organizacije, glavne ciljeve čija je realizacija već u tijeku i ostale planove koji su već implementirani. Utvrditi doseg strateškog plana, koliko je dugo plansko razdoblje? Postići konzensus svih sudionika u procesu planiranja, pripremiti i definirati slijed koraka kroz koje će se proces odvijat.

3

2. ANALIZA SITUACIJE STANJA

Snage i slabosti-interni resursi(unutarnje okruženje organizacije)

Prilike i prijetnje-eksterni resursi(vanjsko okruženje organizacije)

Dobre strane:

• Razumljiv model

• Primjenjiv na sve razine organizacije

Loše strane:

• ZAHTIJEVA ANALITIČNOST I KONKRETNOST

• ISKRENOST O VLASTITIM SLABOSTIMA

3. RAZVOJ(IZRADA) STRATEŠKOG PLANA

4. IMPLEMENTIRANJE STRATEŠKOG PLANA

5. EVALUACIJA I KONTROLA

DOBAR STRATEŠKI PLAN TREBA Identificirati kritična područja uspjeha, stvoriti ravnotežu između onoga što organizacija

može postići i onoga što organizacija želi postići, obuhvatiti dovoljno dugo vremensko razdoblje kako bi se pokazali rezultati, vizionarski prenijeti željenu budućnost i stanje, dozvoljavati i omogućavati promjene, voditi odlučivanje na nižim (operativnim) razinama.

OGRANIČENJA STRATEŠKOG PLANIRANJA

Strateško planiranje nije način donošenja odluka o budućnosti! Strateški plan ne može razriješiti situacije koje prijete organizaciji niti predvidjeti promjene koje se u budućnosti mogu dogoditi. Iz tog razloga je da je strateški plan podložan promjenama i potrebno je da dozvoljava izmjene.

TEMELJ STRATEŠKOG PLANA

MISIJA Izjava o misiji je navod o tome kakvom se organizacija želi pokazati. To je navod o razlozima postojanja organizacije, zašto je ona osnovana, kome ona služi te što se nada postići u budućnost. Odgovara na pitanje tko smo i što radimo, izražava core(temeljne) vrijednosti organizacije. Mora održavati jedinstvenu prirodu organizacije koja ju razlikuje od ostalih i treba biti kratka i direktna.

VIZIJA Izjava o viziji opisuje budućnost koju želimo postići, rezultate koje želimo polučiti, pruža smjer i inspiraciju za određivanje ciljeva organizacije. Odgovara na pitanje kako organizacija želi da je se doživljava u budućnosti i izraz je željenog budućeg stanja. Osigurava dugoročan fokus organizacije i predstavlja izazov

5

CILJEVI Dugoročni ili strateški ciljevi su sveobuhvatna izjava o tome što organizacija nastoji postići u

sljedećih 3-5 godina. Ovi ciljevi su usmjereni na najvažnije učinke, poboljšanja ili rezultate, a po svojoj su prirodi mjerljivi. Opisuju ciljno stanje u budućnosti i pridonose ostvarenju vizije i misije. Daju strateški fokus organizaciji a odgovornost za izvršenje ciljeva povjerava se konkretnoj osobi.

RAZVOJ I OBLIKOVANJE CILJEVA Ključna pitanja (6-8) identificirana kroz proces analize potrebno je pretvoriti u strateške

ciljeve. Ciljevi moraju osigurati bolje rezultate organizacije i zatvaranje “jaza”

ZADACI Direktno podupiru ciljeve te prisiljavaju organizaciju na djelovanje. Dovoljno su konkretni da se mogu kvantificirati i mjeriti rezultati. Realni su i dostižni i prenose odgovornost. Pokrivaju kratko vremensko razdoblje(kalendarsku godinu, projekt) dok ciljevi pokrivaju duže vremensko razdoblje.

CILJNE VRIJEDNOSTI Svaka mjera(cilj) mora imati barem jednu ciljnu vrijednost, potiču organizaciju na postizanje

boljih rezultata i stavljaju naglasak na strategiju.

EVALUACIJA Prisiljava organizaciju da promatra rezultate iz više perspektiva i uzima u obzir uzročno-

posljedične veze.

STRATEŠKI PLAN Rezultat strateškog planiranja i dokument koji se sastoji od :

• Ključnih vrijednosti organizacije

• Okruženja u kojem se radi

• Zajedničkih ciljeva i zadatka

• Strukture ljudskih resursa unutar organizacije

• Aktivnosti

• Marketinga i promocije

• Organizacijske strukture i članstva

Plana financiranja

Ukratko:

Strateško planiranje:

• Proces kojim se utvrđuju prioriteti- što se želi postići u budućnosti

• “tjera” organizaciju da odabere što će ostvariti,a što neće

• Okuplja organizaciju u zajedničkim naporima za izvršenje ciljeva

• Ugrubo definira gdje i kako će resursi biti alocirani.

6

ŠTO JE TO PROJEKT?

Projekt je niz aktivnosti čiji je cilj ostvarenje jasno određenih ciljeva unutar određenog vremenskog roka i s određenim proračunom . (Europska Komisija, PCM Guidelines, ožujak 2004)

KARAKTERISTIKE PROJEKTA

Definirani datum početka i kraja

• Definirani obuhvat, konačan proračun, specifični krajnji rezultat te pridruženi resursi

• Jedinstveni rezultat

• Nije rutinski posao

Projekt je prije svega privremena i izvanredna aktivnost koja se provodi za ostvarenje nekog unaprijed definiranog rezultata. Provodi se samo jednom i rješava jedan ili više jasno definiranih problema.

ZAŠTO UOPĆE PROVODIMO PROJEKTE? Projekte provodimo kako bismo na inovativan način pristupili rješenju nekih problema odnosno situacija:

Kada je potrebno zadovoljiti identificirane potrebe određenih ciljnih skupina

Kada je potrebna društvena ili ekonomska promjena

Kada je potrebna institucionalna promjena

Kada je potrebno uvesti nove metode rada, programe, zakone i politike

Osnovni sadržaj svakog projekta jesu ciljevi odnosno rezultati, vremenski okvir u kojem se provode projektne aktivnosti i proračun potreban za provedbu projekta.

SUDIONICI PROJEKTA Prijavitelj je svaka pravna osoba javnog ili privatnog prava izravno odgovorna za

pokretanje, upravljanje, provedbu i ostvarenje rezultata projekta, pripremu projektnog prijedloga i njegovo podnošenje na Poziv na dostavu projektnih prijedloga, u cilju dobivanja sufinanciranja za provedbu projekta.

Korisnik je uspješan prijavitelj s kojim se potpisuje Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava. Izravno je odgovoran za početak, upravljanje, provedbu i rezultate projekta. Pojam Korisnik, tamo gdje je primjenjivo označava Korisnika i njegove Partnere.

Partneri su institucije, tvrtke ili organizacije koje neposredno sudjeluju u provedbi

povjerenih projektnih aktivnosti i odgovorni su provoditelju projekta, a troškovi koje ostvare su prihvatljivi.

Suradnici su institucije, tvrtke ili organizacije koje su zainteresirane za provedbu projekta,

pomažu u provedbi, no ne sudjeluju značajnije u ostvarivanju rezultata i nemaju pravo na povrat (nadoknadu) troškova u projektu. Podugovoreni su svi stručnjaci, tvrtke ili organizacije koje u okviru projekta pružaju određene usluge, isporučuju robu ili izvode radove i plaćeni su za to.

7

Ciljne skupine su grupe/entiteti pod direktnim pozitivnim utjecajem projekta na razini svrhe projekta.

Krajnji korisnici su svi oni koji dugoročno imaju koristi od projekta na razini društva ili sektora općenito, ali za vrijeme trajanja projekta ne sudjeluju direktno u provedbi.

PROGRAM I PROJEKT RAZLIKA Projekt = skupina aktivnosti kojima se postiže svrha projekta unutar određenog vremenskog

okvira. Program = skup projekata čiji ciljevi ili svrhe u sprezi doprinose zajedničkom općem cilju

poboljšanja situacije u određenom sektoru, županiji, državi i sl.

UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM Upravljanje projektima je primjena određenih znanja, vještina, alata i tehnika u razvoju i

provedbi aktivnosti projekta, a kako bi se zadovoljili zahtjevi ciljeva projekta.

Upravljanje projektima uključuje:

• Identificiranje zahtjeva i potreba koje iziskuje provedba projekata

• Postavljanje jasnih i dostižnih ciljeva projekta

• Dobru izbalansiranost kvalitete, opsega posla, vremena i troškova

• Prilagodbu pristupa i planova zahtjevima i očekivanjima

Upravljanje projektima je primjena određenih znanja, vještina, alata i tehnika u provedbi aktivnosti projekta, a kako bi se postigli ciljevi projekta. Kako bi se olakšalo upravljanje projektom, projekt se dijeli u nekoliko faza koje zajedno čine projektni ciklus. Faze su sukcesivne, nakon što završi jedna ispunjavaju se uvjeti za početak sljedeće faze. Svaka faza ima svoje outpute koji trebaju biti isporučeni prije početka slijedeće faze.

EVALUACIJA

PROVEDBA I PRAĆENJE

PROGRAMIRANJE

FINANCIRANJE

IDENTIFIKACIJA

IDENTIFIKACIJA

FORMULACIJA

FORMULACIJA

FORMULACIJA

__________
Naslovna fotografija: Pokret Otoka

Associations Solta Music Choir has upgraded its privacy statement and so-called. cookies in accordance with the new European regulation from the Universal Declaration of Human Rights (GDPR). We use cookies on our website to provide you with a service, analyze usage, ensure availability and system functionality, which we could not provide without using cookies. By continuing to use our website, you agree to receive cookies. More about cookies and your privacy can be found at the link \\\"Privacy Policy\\\".
Prihvaćam uvjete Izjava o privatnosti